Wohnungsübergabe Checkliste für Vermieter: Ein- und Auszug rechtssicher dokumentieren

Die Wohnungsübergabe ist der entscheidende Moment für jeden Vermieter. Hier wird der Grundstein gelegt — oder versäumt —, um Schäden später einwandfrei nachweisen zu können. Eine vollständige Checkliste und ein ordentliches Übergabeprotokoll sind Ihre wichtigste Absicherung. Dieser Leitfaden führt Sie Schritt für Schritt durch den gesamten Übergabeprozess.

Warum das Übergabeprotokoll so wichtig ist

Ohne Übergabeprotokoll fehlt bei Auszug die Vergleichsgrundlage. Welche Kratzer waren schon da? Wer hat den Fleck im Parkett verursacht? Ohne dokumentierten Eingangszustand kann der Vermieter Schäden kaum beweisen — und der Mieter streitet sie ab.

Das Übergabeprotokoll ist außerdem entscheidend für die rechtmäßige Kautionsabrechnung. Vermieter, die Abzüge von der Kaution vornehmen wollen, brauchen den Nachweis, dass der betreffende Schaden nicht schon bei Einzug vorhanden war. Ohne Protokoll ist das schwierig bis unmöglich.

Mehr Details zum rechtlichen Rahmen finden Sie in unserem Artikel Wohnungsübergabeprotokoll Österreich: Vorlage und Checkliste.

Checkliste für die Übergabe bei Einzug

Diese Punkte müssen beim Einzug des neuen Mieters geprüft und dokumentiert werden:

1. Zustandsdokumentation Räume

• Zustand der Wände (Risse, Flecken, Löcher von Dübeln, Farbe)
• Zustand der Böden (Kratzer, Flecken, lose Fliesen, Zustand des Parketts)
• Zustand der Decken (Wasserflecken, Risse)
• Zustand der Fenster und Türen (Funktionsfähigkeit, Dichtungen, Schlösser)
• Zustand der Sanitäranlagen (Dusche, Badewanne, WC, Armaturen)
• Zustand der Küche (Einbauküche, Herd, Dunstabzug, sofern vorhanden)
• Zustand des Kellers/Lagers/Tiefgaragenplatzes (falls übergeben)

2. Fotodokumentation

• Fotos von jedem Raum (Weitwinkel + Detailfotos bei Mängeln)
• Fotos aller vorhandenen Schäden oder Besonderheiten mit Nahaufnahme
• Datum und Uhrzeit in den Metadaten der Fotos (automatisch bei Smartphone-Fotos)
• Fotos mit Benennung speichern (z.B. "Schlafzimmer-Nord-Wand.jpg")
• Fotos von Zählerständen (Strom, Gas, Wasser) mit sichtbarem Zähler

3. Zählerstand-Erfassung

• Stromzähler: Zählernummer notieren, aktuellen Stand fotografieren und ins Protokoll eintragen
• Gaszähler: (falls vorhanden) Zählernummer, Stand, Einheit
• Wasserzähler: (falls vorhanden oder getrennt abgerechnet) Stand notieren
• Ablesedatum ins Protokoll eintragen
• Versorgungsunternehmen über Mieterwechsel informieren (Abmeldung Vormieter, Anmeldung Neumieter)

4. Schlüsselübergabe und Schlüsselprotokoll

• Anzahl der übergebenen Schlüssel schriftlich festhalten (Wohnungsschlüssel, Briefkastenschlüssel, Keller, Tiefgarage, Haustür)
• Typ der Schlüssel beschreiben (Sicherheitsschlüssel, normaler Schlüssel, Chipkarte)
• Unterschrift des Mieters zur Bestätigung der empfangenen Schlüssel
• Kopierverbot für Sicherheitsschlüssel im Protokoll vermerken (falls zutreffend)

5. Mängelprotokoll bei Übergabe

• Alle vorhandenen Mängel und Besonderheiten schriftlich festhalten
• Für jeden Mangel: Raum, genaue Beschreibung, Größe (wenn relevant), Foto-Referenz
• Vereinbarung: Wer behebt welchen Mangel bis wann?
• Unterschrift beider Parteien unter dem Mängelprotokoll

Checkliste für die Übergabe bei Auszug

Beim Auszug gelten dieselben Prüfpunkte — diesmal im Vergleich mit dem Einzugsprotokoll:

• Vergleich des aktuellen Zustands mit dem Übergabeprotokoll bei Einzug
• Fotodokumentation aller neuen Schäden (Fotos aus derselben Perspektive wie bei Einzug)
• Rückgabe aller Schlüssel dokumentieren (Anzahl, Typ) — fehlende Schlüssel sofort ansprechen
• Zählerstände ablesen und protokollieren (Strom, Gas, Wasser)
• Wohnung auf vollständige Räumung prüfen
• Reinigungszustand prüfen und festhalten
• Schäden, die über normalen Verschleiß hinausgehen, schriftlich festhalten
• Kostenvoranschläge für Schadensreparaturen einholen (Basis für Kautionsabzug)

Rechtliche Absicherung: Was das Protokoll enthalten muss

Ein rechtlich belastbares Übergabeprotokoll enthält mindestens:

• Datum und Uhrzeit der Übergabe
• Namen und Anschriften von Vermieter und Mieter
• Adresse der Wohnung mit Wohnungsnummer
• Zustandsbeschreibung aller Räume (schriftlich + Fotos)
• Zählerstände (Strom, Gas, Wasser) mit Zählernummern
• Schlüsselprotokoll (Anzahl und Art der übergebenen Schlüssel)
• Unterschriften beider Parteien

Lassen Sie beide Parteien das Protokoll an Ort und Stelle unterschreiben. Eine nachträgliche Unterschrift per Post oder E-Mail ist möglich, gibt aber mehr Anlass für Streit. Am besten: Zwei Ausfertigungen ausdrucken, beide unterschreiben, jede Partei behält ein Original.

Verbindung zur Kautionsabrechnung

Das Übergabeprotokoll ist die direkte Grundlage für die Kautionsabrechnung beim Auszug. Schäden, die Sie beim Auszug festhalten und durch Vergleich mit dem Einzugsprotokoll als neu identifizieren, bilden die Basis für Kautionsabzüge. Ohne Protokoll: kein Abzug. Mit Protokoll: klare Beweislage.

Ausführliche Informationen zur Kautionsabrechnung finden Sie in unserem Artikel Mietkaution Österreich 2026: Höhe, Rückgabe und häufige Fehler.